Chọn phần mềm quản lý salon: 9 câu phải hỏi trước khi trả tiền

Bọn em viết bài này ở vị trí hơi kỳ: bọn em cũng bán phần mềm quản lý salon. Nên anh chị cứ đọc với con mắt cảnh giác — và dùng chính chín câu này để hỏi bọn em.

Nếu bọn em trả lời không nổi thì anh chị nên chọn bên khác. Đó là chuyện công bằng.

Trước hết: hỏi mình trước khi hỏi bên bán

Sai lầm hay gặp nhất không phải chọn nhầm phần mềm, mà là chưa biết mình cần gì đã đi xem hàng. Xem xong bị choáng vì tính năng nào cũng hay, chọn cái nhiều tính năng nhất, dùng ba tháng rồi bỏ vì rối quá.

Trước khi gọi cho ai, viết ra giấy: ba việc đau nhất của tiệm mình lúc này là gì? Chỉ ba thôi. Rồi đo mọi phần mềm bằng đúng ba việc đó, những thứ còn lại chỉ là điểm cộng.

Chín câu hỏi

1. Hoa hồng thợ cài được đúng cách tiệm tôi đang chia không?

Đây là câu lộ nhiều nhất. Đừng hỏi chung chung "có tính hoa hồng không" — bên nào cũng có. Hỏi thẳng bằng chính trường hợp của mình:

• Hai thợ cùng làm một khách, chia 70–30 được không?
• Chia theo bậc doanh thu tháng được không?
• Tính trên giá sau giảm hay giá gốc, chọn được không?
• Thợ tự mở điện thoại xem thu nhập của mình được không?

Câu cuối là câu lọc mạnh nhất. Rất nhiều phần mềm tính được hoa hồng nhưng chỉ chủ xem, thợ thì không.

2. Cuối ngày chốt tiền thế nào?

Hỏi: "Cho tôi xem màn hình chốt ca." Nếu câu trả lời là "anh chị xuất báo cáo doanh thu ra rồi tự đối chiếu" thì nghĩa là không có. Đối chiếu thật phải hỏi người trực đếm được bao nhiêu tiền mặt và trả về con số lệch.

3. Ai nhìn thấy gì?

Lễ tân có xem được lương của thợ không? Thợ có sửa được doanh thu đã ghi không? Có nhật ký ghi lại ai sửa gì lúc mấy giờ không?

Câu nhật ký rất quan trọng mà ít người hỏi. Không có nhật ký thì một hoá đơn bị xoá đi cũng không ai truy được.

4. Dữ liệu cũ của tôi vào được không, và bao lâu?

Có mấy trăm khách trong Excel hoặc trong phần mềm cũ. Hỏi: nhập giúp hay tự làm, mất bao lâu, có tính tiền không. Bên làm thật sẽ hỏi ngược lại "file của anh chị đang có những cột gì" — đó là dấu hiệu tốt.

5. Muốn lấy dữ liệu ra thì lấy thế nào?

Đây là câu quan trọng nhất và ít người hỏi nhất. Hỏi lúc mới bắt đầu, đừng đợi tới lúc muốn dừng.

Xuất được ra Excel không? Xuất được cả lịch sử khách hay chỉ danh sách tên? Có mất phí không? Ngừng dùng rồi thì dữ liệu còn giữ bao lâu?

Bên nào trả lời vòng vo chỗ này thì nên cẩn thận. Dữ liệu khách là tài sản của tiệm, không phải của bên bán phần mềm.

6. Mất mạng thì tiệm có đứng không?

Quán nào cũng có lúc rớt mạng. Hỏi: lúc đó còn tính tiền được không, có mạng lại thì dữ liệu tự lên hay phải nhập lại?

7. Ngoài phí tháng còn khoản nào nữa?

Liệt kê thẳng: phí lắp đặt, phí đào tạo, phí nhập dữ liệu, phí thêm mỗi nhân viên, phí tin nhắn nhắc khách, phí thêm cơ sở, phí hỗ trợ ngoài giờ.

Phí tin nhắn hay bị bỏ quên nhất. Tiệm 300 khách nhắn nhắc lịch mỗi tháng, mỗi tin vài trăm đồng — cộng lại có khi bằng nửa phí phần mềm.

8. Hỏng thì gọi ai, mấy giờ, bao lâu trả lời?

Tiệm làm đẹp đông nhất vào tối và cuối tuần — đúng lúc phần lớn bên hỗ trợ nghỉ. Hỏi thẳng: 8 giờ tối thứ Bảy máy không vào được thì gọi số nào, bao lâu có người?

9. Cho tôi số của một tiệm đang dùng được không?

Câu này lộ nhiều thứ. Bên có khách hàng thật sẽ giới thiệu được ngay. Bên mới hoặc bên ít khách sẽ vòng vo.

Nhưng nói cho công bằng: một bên mới mà thẳng thắn nói "bọn em mới, chưa có nhiều tiệm dùng" thì đáng tin hơn một bên nói có hàng nghìn khách mà không đưa ra được một số điện thoại nào.

Đừng ký khi chưa thử ba việc này

Dùng thử đừng chỉ bấm loanh quanh xem giao diện. Làm đúng ba việc dưới đây trong bản dùng thử:

1. Đi trọn một ngày thật. Đặt lịch một khách, tính tiền, ghi một phiếu chi, rồi chốt ca. Bấm hết từ đầu tới cuối xem có chỗ nào tắc.
2. Cho một nhân viên thật dùng thử. Đừng chỉ chủ tiệm ngồi thử. Người dùng nhiều nhất là lễ tân — họ thấy khó là hỏng cả hệ thống.
3. Thử trên điện thoại, mạng 4G. Không phải trên máy tính ở nhà mạng khoẻ. Ngoài tiệm mạng thường yếu hơn.

Ba dấu hiệu nên tránh

• Ép ký gấp vì "chương trình chỉ còn hôm nay". Phần mềm là thứ dùng nhiều năm, không có lý do gì phải quyết trong một ngày.
• Nói có mọi tính năng, không thấy nhược điểm nào. Phần mềm nào cũng có chỗ chưa làm được. Bên không dám nói ra là bên chưa dùng sản phẩm của chính mình.
• Hợp đồng năm trả trước không có điều khoản dừng. Trả trước để được giảm giá thì hợp lý, nhưng phải có đường ra.

Và một câu cho công bằng

Nếu tiệm anh chị chỉ cần đặt lịch và tính tiền, không đau chuyện đối soát hay hoa hồng, thì phần mềm rẻ nhất thị trường là đủ. Trả nhiều tiền hơn cho những tính năng không dùng tới là lãng phí, dù bên bán có thuyết phục hay tới đâu.

Chọn theo ba việc đau nhất của tiệm mình, không chọn theo bảng tính năng dài nhất.

← Về danh sách bài viết