Từng màn hình làm được gì — và không làm được gì

Lịch hẹn

Màn hình lễ tân nhìn vào nhiều nhất trong ngày. Xếp theo cột: mỗi thợ một cột, kéo thả để đổi giờ hoặc đổi người làm.

• Đặt lịch theo thợ hoặc theo ghế/giường — tiệm nào chia kiểu gì cài kiểu đó.
• Nhắc khách tự động trước giờ hẹn qua tin nhắn Zalo, giảm chuyện khách quên.
• Đường liên kết riêng của tiệm để khách tự đặt lịch, dán vào Facebook hoặc Zalo là dùng được.
• Đánh dấu khách đã tới, đang làm, xong — ai nhìn cũng biết tiệm đang chạy tới đâu.
• Khách hẹn mà không tới bị ghi lại, lần sau lễ tân biết để yêu cầu đặt cọc.

Thu ngân

Tính tiền lúc khách về. Điểm khác biệt nằm ở chỗ ghi rất rõ tiền vào bằng đường nào — vì đây chính là gốc của việc đối soát cuối ngày.

• Một hoá đơn nhiều dịch vụ, nhiều thợ cùng làm cũng tách được.
• Chia rõ: tiền mặt · quẹt thẻ · chuyển khoản · trừ vào gói đã mua · còn nợ.
• Giảm giá phải chọn lý do, không cho gõ tay tuỳ ý — chỗ này hay bị rò tiền nhất.
• Gửi phiếu cho khách qua Zalo, hoặc in nếu tiệm có máy in.

Hồ sơ khách

Mỗi khách một trang, tự dày lên sau mỗi lần tới. Đây là thứ giữ khách quay lại mà sổ tay không làm nổi.

• Lịch sử từng lần: làm gì, ai làm, hết bao nhiêu, dùng sản phẩm nào.
• Ảnh trước – sau lưu theo từng buổi, kéo ra so sánh được.
• Ghi chú riêng: da nhạy cảm, dị ứng, thích thợ nào, kiêng gì.
• Gói dịch vụ đã mua còn mấy buổi, hạn đến bao giờ — máy tự trừ.
• Lọc ra khách lâu chưa quay lại để lễ tân gọi mời, thay vì đốt tiền quảng cáo tìm khách mới.

Đối soát cuối ngày

Việc này là lý do phần mềm ra đời. Hết ca, người trực bấm một nút, máy hỏi ba câu và trả lời một con số.

Máy đã ghi hôm nay thu 12.400.000đ: tiền mặt 5.200.000đ, thẻ 4.000.000đ, chuyển khoản 3.200.000đ.
Anh chị đếm được bao nhiêu tiền mặt trong két? Đã chi ra bao nhiêu?
→ Kết quả: thiếu 150.000đ.

• Ai chốt ca thì tên người đó nằm trên phiếu, không đổ qua đổ lại được.
• Lệch quá mức cho phép thì báo về điện thoại chủ tiệm ngay lúc đó.
• Xem lại lịch sử: tháng này lệch mấy ngày, ca nào hay lệch — nhìn là ra vấn đề nằm ở đâu.

Phiếu chi có ảnh hoá đơn

Nhân viên đi mua đồ, chụp hoá đơn gửi lên bằng điện thoại. Máy tự đọc số tiền và ngày trên tấm ảnh rồi đối chiếu với số người ta khai.

• Khai 500.000đ mà hoá đơn ghi 350.000đ thì máy đánh dấu để chủ xem lại.
• Hoá đơn cũ quá hoặc trùng với phiếu đã gửi cũng bị chặn.
• Mọi khoản chi vào thẳng sổ, cuối tháng khỏi ngồi gom giấy tờ.

Lương và hoa hồng

Cài một lần theo đúng cách tiệm đang chia, sau đó máy tự cộng. Không phải cuối tháng ngồi bấm máy tính.

• Chia theo phần trăm từng dịch vụ (nối mi 30%, phun xăm 20%…).
• Chia theo bậc doanh thu (dưới 30 triệu ăn 10%, trên 30 triệu ăn 15%).
• Hai thợ cùng làm một khách thì chia đôi theo tỷ lệ đặt sẵn.
• Thưởng, phạt, tăng ca, ứng lương giữa tháng — cộng trừ hết vào một bảng.
• Thợ tự mở điện thoại xem mình đang được bao nhiêu, cập nhật theo ngày. Hết cãi nhau cuối tháng.

Kho vật tư

• Trừ kho tự động khi dùng cho dịch vụ, hoặc khi bán sản phẩm cho khách.
• Cảnh báo món sắp hết trước khi hết hẳn.
• Biết mỗi tháng tiệm ngốn bao nhiêu tiền vật tư, món nào tốn nhất.
• Kiểm kho định kỳ: đếm thực tế bao nhiêu, lệch với sổ bao nhiêu.

Chấm công và nghỉ phép

• Nhân viên chấm công bằng điện thoại tại tiệm.
• Xin nghỉ ngay trên điện thoại, quản lý duyệt một chạm, khỏi nhắn qua nhắn lại.
• Công và ngày nghỉ tự vào bảng lương, không phải nhập lại lần hai.

Báo cáo cho chủ

Một màn hình duy nhất trên điện thoại, mở lên là biết tiệm đang thế nào.

• Hôm nay: bao nhiêu khách, thu bao nhiêu, so với hôm qua và cùng kỳ tháng trước.
• Thợ nào ra tiền nhiều nhất, thợ nào đang rảnh.
• Dịch vụ nào bán chạy, dịch vụ nào nằm im.
• Khách mới bao nhiêu, khách quay lại bao nhiêu — con số quyết định tiệm sống lâu hay không.
• Lãi lỗ tạm tính sau khi trừ lương, vật tư, chi phí đã ghi.

Ai nhìn thấy gì

Những thứ phần mềm này chưa làm được

Nói trước cho sòng phẳng, đỡ mất thời gian hai bên:

• Chưa có app tải từ kho ứng dụng. Mở bằng trình duyệt điện thoại, lưu ra màn hình chính dùng như app.
• Chưa nối máy quẹt thẻ. Quẹt xong nhập số vào phần mềm, chưa tự đọc từ máy POS ngân hàng.
• Chưa có hoá đơn điện tử theo chuẩn thuế. Tiệm nào bắt buộc xuất hoá đơn đỏ thì vẫn phải dùng phần mềm hoá đơn riêng.
• Chưa có bán hàng online / sàn thương mại điện tử. Đây là phần mềm cho tiệm, không phải cho cửa hàng online.
• Mới có tiếng Việt. Bản tiếng Anh đang làm.

Mấy món trên nằm trong kế hoạch. Nếu có cái nào là điều kiện bắt buộc với tiệm anh chị, cứ nói thẳng lúc gọi — bọn em nói rõ bao giờ có, không hứa suông.