Chốt ca cuối ngày ở tiệm làm đẹp: làm đúng trong 5 phút

Chốt ca là việc đơn giản nhất trong quản lý tiệm, và cũng là việc bị bỏ qua nhiều nhất. Lý do luôn giống nhau: cuối ngày ai cũng mệt, khách vừa về là chỉ muốn dọn nhanh rồi khoá cửa.

Nhưng đây là chỗ duy nhất trong ngày mà tiền thật và sổ sách gặp nhau. Bỏ qua nó thì mọi con số còn lại chỉ là ước lượng.

Chốt ca thực chất là gì

Chỉ là trả lời một câu: số tiền đáng lẽ phải có, và số tiền thật sự có, chênh nhau bao nhiêu?

Để trả lời được, cần ba nhóm số:

Công thức:

Tiền mặt phải có = Quỹ đầu ca + Tiền mặt đã thu − Đã chi
Lệch = Đếm thật − Tiền mặt phải có

Số dương là thừa, số âm là thiếu. Cả hai đều đáng xem, thừa cũng là dấu hiệu ghi chép sai.

Mẫu phiếu chốt ca — chép về dùng luôn

In ra một xấp để ở quầy, mỗi tối điền một tờ:

Hai dòng cuối quan trọng không kém mấy dòng tiền. Số lượt khách để đối chiếu với lịch hẹn — lệch số lượt còn đáng lo hơn lệch tiền. Chữ ký để mỗi ca có một người chịu trách nhiệm rõ ràng.

Năm bước, năm phút

1. Khoá sổ. Không nhận thêm hoá đơn mới vào ca này nữa.
2. Gom phiếu chi trong ngày, đếm số phiếu và cộng tiền.
3. Đếm két — đếm hai lần, ghi con số ra giấy trước khi tính toán gì. Tính trước rồi đếm sau là dễ đếm cho khớp với con số trong đầu.
4. Điền phiếu, ra con số lệch.
5. Chụp ảnh phiếu gửi chủ tiệm, kể cả khi lệch bằng không. Gửi đều đặn thì hôm nào không có phiếu là biết ngay.

Xử lý khi lệch — chỗ nhiều người làm hỏng

Đây là phần quyết định quy trình này sống hay chết. Làm sai một lần là nhân viên bắt đầu giấu.

Đặt mức bỏ qua

Lệch dưới một mức nào đó thì ghi nhận rồi thôi, đừng truy. Tuỳ quy mô tiệm, thường 20.000–50.000đ. Không có mức này thì mỗi tối thành một cuộc thẩm vấn, và người ta sẽ tự bù tiền túi vào cho yên chuyện — lúc đó anh chị mất luôn cái đèn báo.

Truy theo ngày, đừng để dồn

Lệch hôm nay thì hỏi ngay tối nay hoặc sáng mai, lúc mọi người còn nhớ. Để tới cuối tháng mới lôi ra thì không ai nhớ nổi, và câu chuyện chuyển từ "tìm nguyên nhân" thành "tìm người có lỗi".

Nhìn xu hướng, đừng nhìn từng ngày

Một ngày lệch là chuyện bình thường. Đáng lo là khi:

• Lệch luôn âm — thiếu đều đặn, không bao giờ thừa. Ngẫu nhiên thì phải có cả thừa lẫn thiếu.
• Lệch tập trung vào một ca cố định hoặc một người cố định.
• Lệch tăng dần theo tháng.

Nói cho đúng giọng

Câu hỏi nên là "hôm qua lệch 200 nghìn, mình cùng dò xem sót ở khâu nào" — không phải "ai lấy 200 nghìn". Chín trên mười lần nguyên nhân thật là ghi sót một hoá đơn hoặc quên phiếu chi, chứ không phải chuyện xấu.

Ba lỗi hay gặp lúc mới áp dụng

• Quên quỹ đầu ca. Tiền lẻ để sẵn trả khách phải tính vào, không thì tối nào cũng thừa đúng bằng số đó.
• Tiền khách chuyển khoản về tài khoản cá nhân của chủ. Vẫn phải ghi là đã thu, nếu không sổ thiếu mà két vẫn đủ, nhìn rất rối.
• Chi tiền rồi mới đi lấy hoá đơn sau. Không bao giờ lấy được. Chi là phải có chứng từ ngay lúc đó.

Tiệm hai ca thì chốt mấy lần?

Chốt hai lần, và đây là chỗ nhiều tiệm làm sai nhất.

Nếu để tới cuối ngày mới chốt một lần cho cả hai ca, thì khi lệch 300.000đ không ai biết nó rơi vào ca sáng hay ca chiều. Hỏi thì cả hai bên đều nói ca mình ổn, và không ai sai cả — vì thật sự không ai biết.

Cách làm đúng khi giao ca:

1. Người ca sáng đếm két, ghi phiếu, ký tên.
2. Người ca chiều đếm lại ngay trước mặt, ký xác nhận vào cùng tờ phiếu. Số đó thành quỹ đầu ca của họ.
3. Từ giây phút ký, tiền trong két là trách nhiệm của ca chiều.

Mất khoảng 3 phút, và nó xoá sạch mọi tranh cãi về sau. Tiệm ba ca thì làm ba lần, nguyên tắc giống hệt.

Bao lâu thì thấy kết quả

Theo kinh nghiệm áp dụng thật, mốc thời gian thường như sau:

Nếu qua tháng thứ hai mà lệch vẫn thất thường thì vấn đề không nằm ở quy trình chốt, mà nằm ở khâu ghi nhận doanh thu — tức là có lượt khách không vào sổ. Lúc đó phải quay lại đối chiếu số lượt khách với lịch hẹn.

Khi nào nên để máy làm thay

Làm tay hoàn toàn ổn với tiệm một ca, dưới 20 lượt khách mỗi ngày. Qua mức đó thì phần cộng dồn bắt đầu tốn thời gian và dễ sai.

Máy làm thay được ba việc mà giấy không làm nổi: tự cộng phần "đã thu" từ các hoá đơn trong ngày nên không sót lượt nào, báo thẳng về điện thoại chủ tiệm ngay khi lệch quá mức, và giữ lại lịch sử để nhìn ra xu hướng theo tháng — thứ quan trọng hơn nhiều so với con số của một ngày.

← Về danh sách bài viết