Quản lý salon bằng Excel: làm được tới đâu, gãy ở chỗ nào

Bọn em bán phần mềm, nhưng bài này không viết để chê Excel. Thật lòng mà nói, một tiệm hai thợ mà bắt dùng phần mềm đầy đủ thì vừa tốn tiền vừa rườm rà.

Câu hỏi đúng không phải "Excel tốt hay dở", mà là "tiệm mình đã tới điểm gãy chưa".

Excel làm tốt những gì

• Ghi doanh thu theo ngày. Cộng trừ, lọc theo tháng — quá dư sức.
• Danh sách khách. Tên, số điện thoại, lần gần nhất tới. Vài trăm dòng vẫn mượt.
• Tính lương và hoa hồng. Công thức không khó, một buổi là dựng xong.
• Theo dõi chi phí. Vật tư, điện nước, mặt bằng.
• Sổ chốt ca. Chỉ cần một bảng nhỏ với công thức trừ.

Nếu tiệm anh chị đang làm được năm việc trên bằng Excel và không thấy khổ, thì đừng đổi. Đổi lúc chưa cần chỉ tốn tiền và làm nhân viên bực.

Bốn điểm gãy

Gãy 1: nhiều người cùng sửa một lúc

Đây là điểm gãy tới sớm nhất. Lễ tân ca sáng và ca chiều cùng mở một file, mỗi người lưu một bản, cuối ngày không biết bản nào đúng. Hoặc dùng Google Sheet cho nhiều người sửa chung, nhưng rồi ai đó kéo nhầm một ô làm lệch cả cột.

Dấu hiệu nhận biết: trong tiệm bắt đầu có câu "file mới nhất là file nào".

Gãy 2: phân quyền — người này không được xem của người kia

Bảng lương và bảng hoa hồng phải chia sẻ để thợ xem, nhưng thợ chỉ được xem phần mình. Excel làm việc này rất vụng: hoặc giấu cả file, hoặc mỗi người một file riêng rồi chủ ngồi sao chép qua lại mỗi tháng.

Dấu hiệu: chủ tiệm mỗi cuối tháng phải tách file gửi riêng cho từng thợ.

Gãy 3: dữ liệu không tự nối với nhau

Excel giữ số rất tốt nhưng không tự nối các bảng. Muốn biết "khách nào đã quá 2 tháng chưa quay lại và lần trước làm dịch vụ gì" thì phải mở ba bảng, dò tay hoặc viết hàm dò khá rắc rối.

Kết quả là những câu hỏi đó không được hỏi nữa. Không phải vì không quan trọng, mà vì hỏi thì mệt quá.

Dấu hiệu: nhiều tháng liền không ai biết tỷ lệ khách quay lại là bao nhiêu.

Gãy 4: sửa sau mà không ai biết

Ô nào trong Excel cũng sửa được, và sửa xong không để lại dấu vết. Một hoá đơn đã ghi hôm qua, hôm nay sửa lại thành số khác — không ai truy được.

Đây là điểm gãy nghiêm trọng nhất về mặt tiền bạc, mà lại là điểm ít ai để ý nhất, vì nó không gây khó chịu hằng ngày.

Bảng tự chấm

Đếm xem tiệm mình dính mấy dấu hiệu:

0–2 dấu hiệu: cứ dùng Excel, chưa cần đổi gì.
3–4 dấu hiệu: bắt đầu tốn thời gian rồi, nên tính dần.
5 dấu hiệu trở lên: Excel đang là chỗ tắc chứ không còn là công cụ nữa.

Nếu chưa muốn đổi: bộ bảng tính tối thiểu

Bốn bảng, không cần hơn:

1. Sổ ngày. Mỗi dòng một lượt khách: ngày, tên khách, dịch vụ, tiền, hình thức trả, thợ làm. Đây là bảng gốc, mọi thứ khác tính từ đây.
2. Sổ chốt ca. Mỗi dòng một ca: quỹ đầu ca, thu tiền mặt, chi, đếm thật, lệch, người chốt.
3. Sổ khách. Mỗi dòng một khách: tên, số điện thoại, lần đầu tới, lần gần nhất, dịch vụ hay làm, ghi chú riêng.
4. Sổ chi. Mỗi dòng một khoản: ngày, nội dung, số tiền, ai chi, có hoá đơn chưa.

Ba mẹo giữ cho bộ này không nát:

• Khoá công thức, chỉ mở ô nhập liệu. Ngăn được đa số tai nạn.
• Không xoá dòng. Sai thì thêm dòng mới ghi rõ là sửa cho dòng nào, giữ lại vết.
• Sao lưu tự động. Dùng Google Sheet thì có sẵn lịch sử phiên bản — đây là điểm Google Sheet hơn hẳn file Excel để trong máy.

Excel tốn của anh chị bao nhiêu thời gian?

Đây là khoản chi phí không ai ghi vào sổ, nhưng nó có thật. Thử đếm một tháng của tiệm mình:

Mười giờ mỗi tháng. Với chủ tiệm, đó là hơn một ngày làm việc — và thường là những giờ tối muộn, sau khi đã đứng suốt cả ngày.

Nói vậy không có nghĩa là phải đổi ngay. Nếu tiệm đang trong giai đoạn cần giữ chi phí thấp nhất có thể thì mười giờ đó rẻ hơn tiền phần mềm, và đổi lúc này là sai. Phép so đúng là so với thứ anh chị sẽ làm nếu có thêm mười giờ — nếu mười giờ đó dùng để chăm khách cũ hay đào tạo thợ thì nó đáng giá hơn nhiều so với con số phí phần mềm.

Chuyển sang phần mềm thì nên chuyển thế nào

Đừng cắt cái rụp. Cách ít đau nhất:

1. Chạy song song một đến hai tuần, ghi cả hai nơi. Mệt, nhưng đây là lúc phát hiện phần mềm ghi thiếu chỗ nào.
2. Đối chiếu doanh thu cuối mỗi ngày. Khớp liên tục 5 ngày thì mới yên tâm.
3. Bỏ Excel với những việc phần mềm đã làm được, nhưng giữ file cũ lại — đừng xoá, ít nhất một năm.

Và giữ nguyên một thứ dù chuyển đi đâu: bảng chốt ca. Đó là chỗ duy nhất tiền thật gặp sổ sách, làm bằng giấy hay bằng máy cũng phải làm.

← Về danh sách bài viết